במקטע 'מסמכים נפוצים' מוצגים כל המסמכים ששותפו ע"י מנהלי הפורטל לצורך גישה משותפת. רק מנהל הפורטל רשאי ליצור תיקיות במקטע זה, אך מי שמקבל הרשאת גישה מתאימה, כל אחד ממשתמשי הפורטל יכול להעלות קבצים לכאן.